Questions écrites des actionnaires
Le conseil d'administration ou le directoire, selon le cas, doit adresser ou mettre à la disposition des actionnaires les documents nécessaires pour permettre à ceux-ci de se prononcer en connaissance de cause et de porter un jugement informé sur la gestion et la marche des affaires de la société. Les questions écrites des actionnaires sont envoyées, au siège social de la société par lettre recommandée avec demande d'avis de réception adressée au président du conseil d'administration ou du directoire ou par voie de communication électronique à l'adresse indiquée dans la convocation, au plus tard le quatrième jour ouvré précédant la date de l'assemblée générale. Ces questions sont accompagnées d'une attestation d'inscription soit dans les comptes de titres nominatifs tenus par la société, soit dans les comptes de titres au porteur tenus par l’intermédiaire financier en charge.
La feuille de présence aux Assemblées
Comme précisé par l’article R225-95 du Code de commerce, la feuille de présence doit préciser certaines mentions obligatoires, à savoir :
1° Les nom, prénom usuel et domicile de chaque actionnaire présent ou réputé présent, le nombre d'actions dont il est titulaire, ainsi que le nombre de voix attaché à ces actions ;
2° Les nom, prénom usuel et domicile de chaque actionnaire représenté, le nombre d'actions dont il est titulaire, ainsi que le nombre de voix attaché à ces actions ;
3° Les nom, prénom usuel et domicile de chaque mandataire, le nombre d'actions de ses mandants, ainsi que le nombre de voix attaché à ces actions ;
4° Les nom, prénom usuel et domicile de chaque actionnaire ayant adressé à la société un formulaire de vote par correspondance, ainsi que le nombre d'actions dont il est titulaire et le nombre de voix attaché à ces actions.
Le bureau de l'assemblée peut annexer à la feuille de présence la procuration ou le formulaire de vote par correspondance portant les nom, prénom usuel et domicile de chaque actionnaire mandant ou votant par correspondance, le nombre d'actions dont il est titulaire et le nombre de voix attaché à ces actions. Dans ce cas, le bureau de l'assemblée doit indiquer le nombre des pouvoirs et des formulaires de vote par correspondance annexés à cette feuille ainsi que le nombre des actions et des droits de vote correspondant aux procurations et aux formulaires. Les pouvoirs et les formulaires de vote par correspondance sont communiqués en même temps et dans les mêmes conditions que la feuille de présence.
La feuille de présence doit impérativement être émargée par les actionnaires présents et les mandataires, est certifiée exacte par le bureau de l'assemblée.
Qui préside l’Assemblée ?
Les assemblées d'actionnaires sont présidées par le président du conseil d'administration ou du conseil de surveillance, selon le cas, ou, en son absence, par la personne prévue par les statuts. A défaut, l'assemblée élit elle-même son président. En cas de convocation par les commissaires aux comptes, par un mandataire de justice ou par les liquidateurs, l'assemblée est présidée par celui ou par l'un de ceux qui l'ont convoquée.
Qui sont les scrutateurs ?
Sont désignés comme scrutateurs de l'assemblée, les deux membres de l'assemblée disposant du plus grand nombre de voix et acceptant cette fonction.
Qui est secrétaire ?
Le bureau de l'assemblée en désigne le secrétaire qui, sauf disposition contraire des statuts, peut être choisi en dehors des actionnaires.
Le déroulement d’une Assemblée
Le conseil d'administration (ou le directoire, selon le cas), expose de manière claire et précise, l'activité de la société et, le cas échéant, de ses filiales au cours du dernier exercice écoulé, les résultats de cette activité, les progrès réalisés ou les difficultés rencontrées et les perspectives d'avenir. Le conseil d'administration indique le choix fait de l'une des deux modalités d'exercice de la direction générale à savoir i) La direction par le président du conseil d'administration ou ii) La direction par une autre personne physique nommée par le conseil d'administration et portant le titre de directeur général. Ce choix de direction n’a pas à être reproduit dans les rapports ultérieurs de l’Assemblée.
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