Aux termes de l'article 45 alinéa 2 du décret n° 69-1274 du 31 décembre 1969, chaque associé d'une société civile d'huissiers de justice, dans les actes dressés par lui (constats, procès verbaux…), doit indiquer son titre d'huissier de justice, sa qualité d'associé d'une société titulaire d'un office d'huissier de justice et l'adresse du siège de cette société.
Il s'ensuit que dans les actes établis par une société civile professionnelle doivent figurer, à peine de nullité, en vertu de l'article 648-3° du Code de Procédure Civile, les nom, prénoms, la qualité d'associé et la signature de l'huissier de justice qui a instrumenté ainsi que la mention de la société dont il est membre et l'adresse du siège de cette société.
En application de l'article 114 alinéa 2 du Code de Procédure Civile, la nullité pour vice de forme ne peut être prononcée qu'à charge pour l'adversaire qui l'invoque de prouver le grief que lui cause l'irrégularité, même lorsqu'il s'agit d'une formalité substantielle ou d'ordre public. Cependant, les juges sont assez souples pour admettre ce grief.
En application de ces dispositions, doit être annulé un procès-verbal de saisie-contrefaçon dressé dans les locaux d’une galerie d'art, s’il ne comporte pas le nom de l'huissier qui a instrumenté, ni sa signature mais qui comporte uniquement sur une des pages du procès verbal, le cachet de l'étude d'huissier.
Cette absence de nom et de signature sur le procès-verbal de saisie contrefaçon ne permet pas au défendeur d'identifier la personne qui a réalisé les opérations de saisie et de vérifier qu'il avait bien qualité pour instrumenter, ce qui lui cause un grief dans l'exercice de ses droits de défense (Décision Actoba.com n° 4500).
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